ECOFOLİO KİTLE FONLAMA PLATFORMU A.Ş.
RÜŞVET VE YOLSUZLUKLA MÜCADELE POLİTİKASI
İÇİNDEKİLER
BİRİNCİ BÖLÜM – GENEL HÜKÜMLER 1
Amaç 1
Kapsam 2
İKİNCİ BÖLÜM - TANIMLAR 2
Tanımlar ve Kısaltmalar 2
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM – RÜŞVET VE YOLSUZLUKLA MÜCADELEYE DAİR HÜKÜMLER 2
Görev ve Sorumluluklar 3
Uygulama 3
Politika ve Prosedürler 4
Hatasız Kayıt Tutma 5
Eğitim ve İletişim 5
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM - İHLALLER 5
Politika İhlalleri 5
Politika İhlallerinin Bildirimi 6
BEŞİNCİ BÖLÜM – DİĞER HUSUSLAR 6
Politikada Yer Almayan Diğer Hususlar 6
Politika Hükümlerinde Değişiklikler 6
Yürürlük 6
BİRİNCİ BÖLÜM
GENEL HÜKÜMLER
Amaç
Madde 1 - Bu Politika, Ecofolio Kitle Fonlama Platformu A.Ş.’nin (“Platform”) Çıkar Çatışması Politikası’nda da yer alan rüşvet ve yolsuzluk karşıtı politikalarının ortaya konulmasını amaçlamaktadır..
Kapsam
Madde 2- Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası; Ecofolio Yönetim Kurulu da dâhil olmak üzere tüm Ecofolio çalışanlarını, mal ve hizmet alınan firmaları ve çalışanlarını, tedarikçi, danışmanlar, avukatlar, dış denetçiler de dâhil olmak üzere Ecofolio adına görev yapan kişi ve kuruluşları kapsar.
Bu Politika, Platform’un Çıkar Çatışması Politikası ve İnsan Kaynakları Uygulamalarının ayrılmaz bir parçasıdır.
İKİNCİ BÖLÜM
TANIMLAR
Tanımlar ve Kısaltmalar
Madde 3 – Politika kapsamında yer alan;
- Platform: Ecofolio Kitle Fonlama Platformu A.Ş’ni,
- Politika: Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’nı
- Yolsuzluk: Bulunulan konum nedeniyle sahip olunan yetkinin doğrudan veya dolaylı olarak her nevi kazanç sağlama amacıyla kötüye kullanılmasını,
- Rüşvet: Bir kişinin, göreviyle ilgili bir işi yapması, yaptırması, yapmaması, hızlandırması veya yavaşlatması amacıyla doğrudan veya aracılar vasıtasıyla, menfaat temin, teklif veya vaat edilmesi; talep veya kabul edilmesi; bunlara aracılık edilmesi gibi yollarla görevinin gereklerine uymaması için bir başka kişiyle vardığı anlaşma çerçevesinde kendisine veya bunu talep eden tarafa veya bu ilişki dolayısıyla çıkar sağlamasını,.
- Yönetim Kurulu: Ecofolio Kitle Fonlama Platformu A.Ş. Yönetim Kurulu’nu,
ifade eder.
Rüşvet ve Yolsuzluk pek çok farklı şekilde gerçekleştirilebilir. Aşağıdakiler, bunlarla sınırlı kalmamak kaydıyla, örnek teşkil etmesi için verilmiştir.:
• Hediye, ağırlama
• Nakit ödemeler
• Komisyon alma
• Siyasi ya da diğer bağışlar
• Kolaylaştırma ödemeleri
• Sosyal haklar
• Diğer menfaatler
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
RÜŞVET VE YOLSUZLUKLA MÜCADELEYE DAİR HÜKÜMLER
Görev ve Sorumluluklar
Madde 4 - Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’nın uygulanması ve güncellenmesi Yönetim Kurulu’nun yetki, görev ve sorumluluğundadır. Bu sebeple çalışanlar aşağıdaki gibi hareket etmek durumundadır:
• İç Denetim Birimi, Finans ve Muhasebe Birimi, Yatırımcı İlişkileri Birimi, Girişimci İlişkileri Birimi, Hukuk ve Mevzuat Birimi ile Yönetim Kurulu Platform çalışmalarının güvenli ve yasal düzenlemelere uyumlu şekilde yürütülüp yürütülmediğinin takibini yapar.
• Genel Müdür etik, güvenilir, yasaya uygun ve kontrollü bir çalışma ortamının tesis edilmesi için Yönetim Kurulu’na tavsiyede bulunur.
• Genel Müdür, Yönetim Kurulu’nun belirleyeceği esaslara uygun olarak riskleri değerlendirir ve gerekli kontrol mekanizmalarını tesis eder.
• Politikalara, kural ve düzenlemelere uyulmaması durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmaları belirlenir ve uygulanır.
Bunlara ek olarak, tüm Platform çalışanları;
• Politika hükümlerine aykırı bir davranış, faaliyet ya da uygulama ile karşılaşılması durumunda Yönetim Kurulu’na bildirilmesi,.
• Yönetim Kurulu’nca belirlenen politikalara uyum sağlanması,.
• İlgili yasal düzenlemelere ve Platform uygulamalarına uyumlu bir şekilde çalışılması,.
• Kendi faaliyet alanları ile ilgili riskleri etkin şekilde yönetilmesi,
hususlarında sorumludur..
Uygulama
Madde 5 - Bu maddede bu Politika’nın uygulanmasına dair hususlara yer verilir.
- Mal ve Hizmet Alınan ve Satılan Firmalar ve İş Ortakları
Mal ve hizmet alınan ve satılan firmalar ile iş ortaklarının, Politika esaslarına ve ilgili diğer yasal düzenlemelere uyum sağlaması mecburidir. Bunlara uymayan kişi ve kuruluşlar ile yürütülen faaliyetler sonlandırılır. - Firma ve İş Ortaklarının Seçimi
Üst Yönetimce, mal ve hizmet alınan ve satılan firmalar ile iş ortaklarının seçimi aşamasında; tecrübe, mali performans, teknik yeterlilik gibi ölçütlerle birlikte firmaların ve iş ortaklarının etik düzeyleri ve bu alanda olumlu bir geçmişe sahip olmaları da göz önünde bulundurulur. Rüşvet veya Yolsuzlukla ilgili olumsuz istihbaratı ya da geçmişi olan kuruluş ya da kişilerle, hiçbir şartta çalışma yapılmaz. Bu çerçevede, herhangi bir iş ilişkisine girmeden önce gerekli araştırma ve değerlendirmelerin yapılması sorumluluğu öncelikle Üst Yönetimdedir. Denetim bölümü yaptığı denetimlerde söz konusu hususlara uygun davranılıp davranılmadığını değerlendirir. - Firma ve İş Ortakları ile Anlaşma Sağlanması
Olumlu istihbaratı olan ve diğer ölçütleri karşılayan firma ve iş ortaklarıyla yapılacak anlaşma ve sözleşmelerde;
Politika’da belirtilen esaslara ve ilgili diğer düzenlemelere tam uyum sağlanması,
Personellere bildirim yükümlülükleriyle ilgili düzenli hatırlatma yapılması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarının teşvik edilmesi,
Personellerin bu esasları özümsemesi ve buna uygun davranması,
Belirli sürelerle personellerin Politika ile ilgili eğitimler almalarının sağlanması,
şartlarına yer verilir.
Bunlara uyulmaması veya Politika’ya aykırı bir durum oluşması halinde çalışmanın ve yürürlükteki sözleşmelerin haklı sebeple sonlandırılacağına ilişkin hükümlere yer verilir.
Politika ve Prosedürler
Madde 6 – Bu maddede Politika ve Prosedürlere dair hususlara yer verilir. - Rüşvet ve Yolsuzluk
Platform, her türlü Rüşvet ve Yolsuzluğun karşısındadır. Amacı ne olursa olsun Rüşvet alınması ya da verilmesi kesinlikle kabul edilemez.
Rüşvet veya Yolsuzluk aracılığıyla Platform ile iş yapmak isteyen üçüncü taraflarla iş ilişkisi devam ettirilemez. - Hediye
Hediye, maddi bir ödeme gerektirmeyen ve genelde iş ilişkisinde bulunulan kişiler, müşteriler veya kuruluşlar tarafından teşekkür ya da ticari nezaket icabı verilen bir üründür.
Platform tarafından üçüncü şahıslara teklif edilen veya verilen her türlü hediye; açıkça, iyi niyetle ve koşulsuz olarak teklif edilmelidir. Bu kapsamda verilebilecek hediyeler ve bunların kayıt altına alınması ile ilgili hükümler Platform’un Çıkar Çatışması Politikası’nda yer alan Hediye Kabul Yasağı ve Verilecek Hediyeler başlıklı 15. Maddesinde yazılı halde bulunur. Hediyenin kabul edilebilmesi için de aynı hükümler geçerlidir ve bu hükümlerde bulunan maddi değeri yüksek olmayan, sembolik hediyelerin dışında kesinlikle hediye kabul edilmemelidir. Diğer taraftan, bu kapsamda olsa bile hediye kabulünün sıklık arz etmemesi, kabul edilen hediyelerle ilgili kabul eden tarafından ilk olarak amiri kanalıyla İnsan Kaynakları ve Üst Yönetime bildirimde bulunulması gerekir.
Bununla birlikte, Politikada belirtilen hususlara uyumlu olsa dahi çıkar çatışmasına yol açabilecek veya bu şekilde algılanabilecek durumlar söz konusu olacaksa, çıkar çatışmasına sebebiyet verilmemesi açısından böyle durumlarda hediye teklif veya kabul edilmemelidir. - Kolaylaştırma Ödemeleri
Bu Politika’nın kapsamında yer alan kişi ve kuruluşlar tarafından, devlet kurumları ile yürütülen rutin bir işlemi ya da süreci güvenceye almak veya izin ve ruhsat almak, lisans, belge temin etmek gibi işlemleri hızlandırmak için kolaylaştırma ödemeleri teklif edilemez. - Bağışlar
Platform’un tabi olduğu Sermaye Piyasası Kanunu ve ilgili mevzuat ile bağış ve yardımlara bazı yasal sınırlamalar getirilmiştir. Buna göre, hazırlanan bağışlar bu mevzuat hükümlerine uymak zorundadır.
Platform çalışanlarının işlerinden bağımsız olarak kendi topladıkları tutarlarla hayır kurumlarını desteklemeleri Platform Politikası’nın dışındadır. Fakat bu noktada da Platform Çıkar Çatışması Politikası’nda yer alan hükümlere aykırılık taşıyan işlemlerde bulunulmaması gereklidir.
Hatasız Kayıt Tutma
Madde 7 – Platform’un, muhasebe ve kayıt sistemi ile ilgili uymak zorunda olduğu hükümler yasal düzenlemeler ışığında belirlenmiştir.. Bu hükümler aşağıdaki gibidir:
Müşteriler, tedarikçiler gibi üçüncü şahıslarla ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin; eksiksiz, kesin ve doğru şekilde kayda geçirilmesi ve muhafaza edilmesi gerekir.
Herhangi bir faaliyete ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde tahrifat yapılamaz ve gerçekler saptırılamaz.
Eğitim ve İletişim
Madde 8 - Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Platform çalışanlarına duyurulmuş olup, sürekli ve kolaylıkla erişilebilir durumda olmalıdır.
Eğitimler, çalışanların farkındalığının artırılması için önemlidir. Bu çerçevede Girişimci İlişkileri Birimi, İç Denetim Birimi, İdari İşler Birimi, Hukuk ve Mevzuat Birimi ve Yatırımcı İlişkileri Birimi ; tüm çalışanların katılımının zorunlu olduğu eğitim programları tasarlar ve uygular.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İHLALLER
Politika İhlalleri
Madde 9 – Politika’ya aykırı olan veya olma ihtimali olan durumların varlığı halinde, konu Üst Yönetimce incelenir ve uygunsuz davranışların tespiti halinde gerekli yaptırımlar uygulanır.
Mal ve hizmet alınan ve satılan kuruluşlar veya Platform adına görev yapan kişi ve firmalarla yapılan sözleşmelerde, Politika’ya aykırı davranış, tutum ya da işlem bulunduğunun belirlenmesi durumunda çalışmaların/yürürlükteki sözleşmelerin Platform tarafından haklı sebep ile tek taraflı olarak sonlandırılacağına dair hükümlere yer verilir. Politika ihlali durumunda istisna yapılmaksızın bu hususlar uygulanır.
Politika İhlallerinin Bildirimi
Madde 10 - Bir personel veya Platform adına hareket eden bir kişinin işbu Politika’ya aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe varsa, bu durum mutlaka Üst Yönetime iletilir. Platform’un Çıkar Çatışması Politikası ile ilgili hükümler belirli dönemlerde Platform personellerine hatırlatılır.
Platform, dürüst ve şeffaf bir yaklaşımı teşvik eder. İyi niyetle içten kaygılarını dile getiren herhangi bir personelini veya Platform adına hareket eden bir kişiyi destekler ve onlar tarafında yapılan bildirimleri gizli tutar. Hiçbir personel, Üst Yönetime yapmış olduğu Etik Kural ihlalinin var olduğuna inandığı bir durumu bildirmesi nedeniyle baskı veya cezalandırmaya tabi tutulamaz, Üst Yönetimin yazılı oluru alınmadan görev kapsamında veya işinde bu nedenle bir değişiklik yapılamaz. Bildirim yapan kişinin, bu tür bir muameleye maruz kalması durumunda bunu Üst Yönetime iletmesi gerekir.
Mal ve hizmet alınan kuruluş veya iş ortaklarının da çalışanlarına bu Politika ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve çalışanlarının böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmeleri gerekir. Bu durum yapılan sözleşmelerle garanti altına alınır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
DİĞER HUSUSLAR
Politikada Yer Almayan Diğer Hususlar
Madde 11 - Bu Politika metninde düzenlenmemiş, Politika kapsamı ile ilgili diğer konularda Platform tarafından çıkarılan diğer Politika metinleri, genelgeler ve sermaye piyasası işlemlerini düzenleyen yasalar ile diğer ilgili mevzuat hükümleri temel alınır.
Politika Hükümlerinde Değişiklikler
Madde 12 - Politika hükümlerini değiştirme yetkisi Yönetim Kurulu’na aittir.
Yürürlük
Madde 13 - İşbu Politika hükümleri Ecofolio Kitle Fonlama Platformu A.Ş. Yönetim Kurulu’nun [ • ] tarihli kararı ile kabul edilmiş olup, karar tarihi itibarıyla yürürlüğe girer.